Laatst bijgewerkt: mei 2026 — vervangt eerdere versies

VZW De Waerde hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respect voor uw privacy. In deze verklaring leggen wij op een transparante manier uit welke gegevens wij verzamelen, waarom we ze verzamelen, hoe we ze gebruiken en welke rechten u heeft.

Wij houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR — Verordening EU 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• Onze leden en bestuursleden
• Huurders van onze zalen, terreinen en faciliteiten
• Deelnemers aan onze evenementen en activiteiten
• Bezoekers van onze website www.vzwdewaerde.be
• Leveranciers en zakelijke contactpersonen
• Personen die ons contacteren via e-mail, telefoon of contactformulier

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Afhankelijk van de aard van uw relatie met VZW De Waerde, kunnen wij volgende persoonsgegevens verwerken:

3.1 Identificatiegegevens

• Naam en voornaam
• Adres
• Telefoonnummer en e-mailadres
• BTW-nummer (enkel voor zakelijke huurders)
• Geboortedatum (enkel voor leden en bestuurders)

3.2 Financiële gegevens

• Rekeningnummer
• Betalingsgegevens van huurvergoedingen en lidgelden
• Facturatiegegevens

3.3 Gegevens specifiek voor zaalverhuur

• Aard van de activiteit
• Aantal verwachte deelnemers
• Gewenste data en zaal
• Bijzondere wensen (zoals buitenactiviteiten met elektriciteit)

3.4 Beeldmateriaal

• Foto's en video's gemaakt tijdens publieke evenementen (steeds met respect voor privacy en uitsluitend voor promotie van onze werking)

4. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst

• Beheer van zaalreservaties en verhuurovereenkomsten
• Facturatie en boekhouding
• Communicatie omtrent uw reservatie of activiteit
• Beheer van het lidmaatschap

Wettelijke verplichting

• Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• Subsidie-aanvragen bij de overheid

Gerechtvaardigd belang

• Informeren over onze activiteiten en evenementen
• Belangenverdediging van de buurtwerking bij de overheid
• Beveiliging van onze infrastructuur en website

Toestemming

• Verzending van nieuwsbrieven (u kan zich steeds uitschrijven)
• Publicatie van foto's en video's op onze website en sociale media

5. Hoe verzamelen wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens uitsluitend op rechtmatige wijze, via:

• Inschrijvingsformulieren (lidmaatschap, activiteiten)
• Gebruiksovereenkomsten voor zaalverhuur
• Online reservatieformulieren op onze website
• Contact via telefoon, e-mail of het contactformulier
• Persoonlijke contacten tijdens activiteiten

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derde partijen zonder uw medeweten.

6. Externe verwerkers

Voor de uitvoering van onze diensten doen wij beroep op enkele externe dienstverleners die mogelijk toegang hebben tot uw gegevens. Met al deze partijen werd een verwerkersovereenkomst afgesloten die de bescherming van uw gegevens garandeert.

• Onze webhostingprovider — voor het beheer van onze website en e-mails
• Solidres / Solid Labs — voor het online zaalreservatiesysteem
• Google (Workspace) — voor de opslag en het delen van documenten via Google Drive
• KBC Bank — voor de financiële afhandeling van betalingen
• Boekhouder — voor het beheer van de boekhouding en facturatie
• Verzekeraar — voor het verzekeren van onze leden, vrijwilligers en deelnemers

Wij geven uw gegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden, en verkopen of verhuren uw gegevens nooit. Wij dragen geen persoonsgegevens over aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met de wettelijke bewaartermijnen:

• Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Reservatiegegevens: tot 3 jaar na afloop van de reservatie
• Ledengegevens: tot 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap
• Nieuwsbrief-inschrijvingen: tot u zich uitschrijft
• Beeldmateriaal van evenementen: zolang dit relevant is voor onze werking

8. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking:

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens — enkel bestuursleden en aangestelden hebben toegang
• Sterke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweefactorauthenticatie
• Regelmatige back-ups van alle gegevens
• Geactualiseerde virusscanners en beveiligingssoftware
• Beveiligde (HTTPS) verbinding op de website
• Sensibilisering en richtlijnen voor bestuursleden en medewerkers
• Geheimhoudingsplicht voor iedereen die toegang heeft tot uw gegevens

9. Cookies en website-gebruik

Onze website maakt gebruik van cookies om de werking en gebruiksvriendelijkheid te garanderen:

• Strikt noodzakelijke cookies — voor de basiswerking van de website en het reservatiesysteem (geen toestemming vereist)
• Functionele cookies — voor het onthouden van uw voorkeuren
• Analytische cookies — voor het anoniem meten van het websitegebruik (enkel met uw toestemming)

U kan cookies op elk moment beheren via uw browserinstellingen of via de cookie-instellingen op onze website.

10. Uw rechten

Onder de Europese GDPR heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage — u kan opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op verbetering — onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering — uw gegevens laten wissen wanneer ze niet meer nodig zijn
• Recht op beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten
• Recht op bezwaar — bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen (zoals direct marketing)
• Recht op overdraagbaarheid — uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen of laten overdragen
• Recht om uw toestemming in te trekken — voor verwerkingen gebaseerd op toestemming

Om uw rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via [email protected]. Voeg een kopie van uw identiteitskaart toe (gelieve uw rijksregisternummer en pasfoto onleesbaar te maken) zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren. Wij antwoorden binnen 30 dagen.

U wordt niet onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op via [email protected]. Wij doen ons best om uw klacht zo snel mogelijk te behandelen.

U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

VZW De Waerde behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of veranderingen in onze werking. Belangrijke wijzigingen worden steeds aangekondigd op onze website. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

13. Contact

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u terecht bij het bestuur van VZW De Waerde:

Deze privacyverklaring werd opgesteld op datum van mei 2026 en is van toepassing op alle gegevensverwerking door VZW De Waerde vanaf deze datum.